Karya ilmiah adalah karangan ilmu pengetahuan yang menyajikan fakta dan sesuai menurut metodologi penulisan yang baik dan benar (Haryanto, 2000). Karya Tulis Ilmiah merupakan salah satu kompetisi yang sering diselenggarakan oleh beberapa instansi seperti Perguruan Tinggi, Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Balitbangda, Perbankan, dan lain-lain. Ruang lingkupnya pun bervariasi baik tingkat Provinsi, Nasional bahkan Internasional. Ada beberapa tahap dalam menyelenggarakan kompetisi yang satu ini.
A. TAHAP AWAL
Tahap awal merupakan langkah awal yang harus
dipersiapkan sebelum mempublikasi kompetisi. Adapun persiapan tersebut sebagai
berikut :
1. Panduan Karya Tulis Ilmiah
Panduan Karya Tulis Ilmiah terdiri atas beberapa
bagian meliputi Syarat dan Ketentuan Umum, Waktu Pelaksanaan, Mekanisme
Pelaksanaan, dan Hadiah.
2. Pamplet/ Brosur
Pamplet/ Brosur berisi beberapa informasi singkat
mengenai lomba dan kontak panitia penyelenggara. Pamplet/ Brosur dapat
dipublikasikan melalui sosial media dan mading di Kampus maupun di luar Kampus.
3. Melakukan Koordinasi
Divisi LKTI tidak dapat mengerjakan semua pekerjaan
sendiri. Divisi LKTI harus bekerjasama dengan semua divisi yang ada untuk
menyukseskan kegiatan. Adapun beberapa divisi tersebut sebagai berikut.
a)
Divisi Acara
Divisi LKTI mengkoordinasikan kepada Divisi Acara
mengenai penjadwalan persentasi, seminar dan Field Trip.
b)
Divisi HumPubDekdok
Bentuk koordinasi berkaitan dengan publikasi lomba
melalui media sosial, website, brosur dan lain-lain. Selain publikasi, bentuk
kerjasama juga berupa dokumentasi selama kegiatan berlangsung dan berkaitan
dengan sponsorship.
c) Divisi Perlengkapan
Bentuk koordinasi dengan divisi perlengkapan berupa
persiapan penginapan, perlengkapan saat persentasi (Ruang, Infokus, layar,
Meja, Kursi, Sound System) dan lain-lain.
d) Divisi Kestari
Bentuk koordinasi dengan divisi kestari berupa cetak
pamplet/ brosur, Sertifikat Finalis dan Juri, serta surat-menyurat. Surat-surat
tersebut meliputi surat undangan peserta, surat permohonan sebagai juri,
proposal kegiatan (jika finalis memerlukan).
e)
Divisi Konsumsi
Bentuk koordinasi dengan divisi konsumsi berkaitan
dengan konsumsi peserta meliputi makan berat, makanan ringan dan festival
kuliner.
f)
LO
Bentuk koordinasi dengan divisi LO berupa informasi
umum mengenai kegiatan dan mendampingi peserta selama kegiatan.
g)
Transportasi
Bentuk koordinasi dengan divisi transportasi berkaitan
dengan transportasi peserta dengan beberapa rute meliputi : Bandara-Penginapan,
Terminal Bus-Penginapan, Stasiun-Penginapan, Penginapan-Kampus/ tempat
penyelenggaraan, Penginapan-Field Trip.
4. Juri
Dalam persiapan awal juga telah memilih beberapa juri yang dilibatkan
dan mulai menghubungi serta mengkonfirmasi. Juri diberikan informasi seputar
mekanisme lomba. Biasanya juri terdiri atas 3 orang yang berpengalaman dalam dunia karya ilmiah maupun teknologi.
5. Pusat Informasi
Mempersiapkan beberapa pusat informasi yang dapat ditujuh
seperti nomor handphone, sosial media dan email. Dan selalu melakukan
pengecekan berkala. Dengan demikian, peserta dapat bertanya dengan mudah.
6. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan berisi susunan kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan. Untuk LKTI terdiri atas 2 jadwal. (a) Jadwal publikasi informasi hingga pengumuman lomba, (b) Jadwal kegiatan selama proses final.
B.
TAHAP
PENYELEKSIAN
Pada tahap ini, panitia akan memulai kerja yang ekstra. Panitia akan menerima berkas baik melalui email maupun melalui jasa pengiriman. Mulailah merapikan berkas yang masuk dan mencocokkan data yang masuk melalui email, hardcopy dan sms konfirmasi. Selalu merapikan rekapitulasi data yang masuk. Berkas-berkas yang telah diterima segera memberikan kepada juri. Hal ini agar tidak tertumpuk di panitia maupun di juri. Merekapitulasi nilai dari juri dan memilih 10 atau 15 (*10 atau 15 tim bukan menjadi jumlah mutlak, jumlah peserta dapat disesuaikan oeh penyelenggara sesuai ketentuan) tertinggi untuk diundang mengikuti tahap selanjutnya. Selain itu, Divisi juga mengarahkan tanggungjawab LO dalam mendampingi finalis.
C.
TAHAP
PENGUMUMAN
Pengumuman dapat dilakukan melalui beberapa cara meliputi website, twitter dan Facebook. Setelah mempublikasi hasil, panitia dapat mengirim keseluruh peserta dan menelpon semua tim yang masuk ke tahap selanjutnya. Selanjutnya masing-masing LO akan menghubungi tim yang akan didampingi. Selain mengkonfirmasi kehadiran peserta pada tahap ini, divisi LKTI juga harus mengkonfirmasi kehadiran juri pada saat final.
D.
TAHAP FINAL
1)
Kedatangan
Pada tahap ini panitia akan menyambut peserta. Divisi
LKTI selalu mengkoordinir kehadiran peserta melalui LO maupun secara langsung.
Selanjutnya melakukan koordinasi ke LO, Transportasi dan Perlengkapan mengenai
kedatangan peserta baik di bandara, stasiun, terminal maupun langsung ke
penginapan. Selalu ada divisi konsumsi dan LKTI yang siap menyambut peserta di
penginapan.
2) Technical Meeting
Technical Meeting merupakan silaturahmi panitia terhadap seluruh finalis dan dilanjutkan dengan pengarahan seputar kegiatan saat final. Biasanya diawali dengan perkenalan seluruh delegasi dan panitia.
3) Persentasi
Persentasi dilakukan satu per satu tim. Tim yang melakukan persentasi diacak. Pengacakan dapat dilakukan dengan membuat kertas kecil yang ditulis nama tim dan digulung sesuai jumlah tim. Untuk persentasi pertama, kertas diambil oleh juri. sedangkan persentasi selanjutnya diambil oleh tim yang mempresentasikan karya sebelumnya. Masing-masing tim memiliki waktu untuk melakukan persentasi selama 15 menit (10 menit persentasi dan 5 menit tanya-jawab bersama juri).
Technical Meeting merupakan silaturahmi panitia terhadap seluruh finalis dan dilanjutkan dengan pengarahan seputar kegiatan saat final. Biasanya diawali dengan perkenalan seluruh delegasi dan panitia.
3) Persentasi
Persentasi dilakukan satu per satu tim. Tim yang melakukan persentasi diacak. Pengacakan dapat dilakukan dengan membuat kertas kecil yang ditulis nama tim dan digulung sesuai jumlah tim. Untuk persentasi pertama, kertas diambil oleh juri. sedangkan persentasi selanjutnya diambil oleh tim yang mempresentasikan karya sebelumnya. Masing-masing tim memiliki waktu untuk melakukan persentasi selama 15 menit (10 menit persentasi dan 5 menit tanya-jawab bersama juri).
4) Field Trip
Field Trip merupakan salah satu bagian kegiatan yang sangat menarik bagi peserta. Field Trip juga dapat menjadi sebuah wadah untuk memperkenalkan pariwisata dan produk yang dimiliki daerah setempat. Sebelum field trip, usahakan telah terdata jadwal kepulangan pesera sehingga dapat mengkoordinasikan ke divisi transportasi. Dengan demikian, peserta dapat menyesuaikan kawasan yang dikunjungi. Usahakan seluruh LO tetap mendampingi peserta agar peserta tidak tersesat. ( Catatan : Usahakan kualifikasi LO yang memiliki wawasan mengenai pariwisata, sejarah dan kuliner yang dikunjungi).
Field Trip merupakan salah satu bagian kegiatan yang sangat menarik bagi peserta. Field Trip juga dapat menjadi sebuah wadah untuk memperkenalkan pariwisata dan produk yang dimiliki daerah setempat. Sebelum field trip, usahakan telah terdata jadwal kepulangan pesera sehingga dapat mengkoordinasikan ke divisi transportasi. Dengan demikian, peserta dapat menyesuaikan kawasan yang dikunjungi. Usahakan seluruh LO tetap mendampingi peserta agar peserta tidak tersesat. ( Catatan : Usahakan kualifikasi LO yang memiliki wawasan mengenai pariwisata, sejarah dan kuliner yang dikunjungi).
5) Pembagian Hadiah
Pembagian hadiah sering kali dilaksanakan serentak pada penutupan kegiatan/ seminar, sehingga Divisi LKTI harus cepat merekap nilai persentasi dan karya sehingga dapat menentukan pemenang. Divisi LKTI juga langsung menyerahkan nama-nama kepada Divisi Kestari sebelum Pengumuman sehingga sertifikat dapat dicetak segera sesuai data pemenang. Masukkan sertifikat pada masing-masing map seuai urutan pemenang dan sertifikat terdiri atas beberapa bagian (Pemenang, Finalis dan Seminar). Divisi LKTI juga mengecek kembali hadiah berupa tropy, uang tunai dan marchandise.
Pembagian hadiah sering kali dilaksanakan serentak pada penutupan kegiatan/ seminar, sehingga Divisi LKTI harus cepat merekap nilai persentasi dan karya sehingga dapat menentukan pemenang. Divisi LKTI juga langsung menyerahkan nama-nama kepada Divisi Kestari sebelum Pengumuman sehingga sertifikat dapat dicetak segera sesuai data pemenang. Masukkan sertifikat pada masing-masing map seuai urutan pemenang dan sertifikat terdiri atas beberapa bagian (Pemenang, Finalis dan Seminar). Divisi LKTI juga mengecek kembali hadiah berupa tropy, uang tunai dan marchandise.
6) Kepulangan
Waktu kepulangan masing-masing tim berbeda-beda. Ada yang kembali setelah seluruh rangkaian acara selesai, ada pula yang pulang pada saat field trip berlangsung, ada pula yang memperlambat waktu kepulangan. Panitiapun harus segera mendata agar dapat mengatur transportasi dan check out dari penginapan. Jangan sampai terjadi ketinggalan pesawat, kereta maupun bus. LO dan Divisi LKTI lebih mengetahui kondisi tempat penyelenggaraan kegiatan, sehingga berikan informasi mengenai jarak dan kondisi jalan di kota tersebut.
Waktu kepulangan masing-masing tim berbeda-beda. Ada yang kembali setelah seluruh rangkaian acara selesai, ada pula yang pulang pada saat field trip berlangsung, ada pula yang memperlambat waktu kepulangan. Panitiapun harus segera mendata agar dapat mengatur transportasi dan check out dari penginapan. Jangan sampai terjadi ketinggalan pesawat, kereta maupun bus. LO dan Divisi LKTI lebih mengetahui kondisi tempat penyelenggaraan kegiatan, sehingga berikan informasi mengenai jarak dan kondisi jalan di kota tersebut.
Demikian panduan penyelenggaraan Lomba Karya Ilmiah, semoga bermanfaat dan sukses dalam menyelenggarakan lomba tersebut. Menjadi penyelenggara atau peserta adalah sebuah pengalaman yang luar biasa. Memberikan best service tak semudah membalikkan telapak tangan, namun berusahalah untuk memberikan service terbaik. Penulis berterima kasih telah menggunjungi blogspot ini dan mohon maaf atas segala khilaf. Semangat berkarya untuk Indonesia...
